小型冷库做着做着，很多老板都会开始犹豫一件事：要不要上管理系统。刚开始做的时候，库区不大，客户也不算多，日常出入库靠表格记一记，现场有事打个电话、发个微信，基本也能把业务跑起来。那时候去谈管理系统，很多人的第一反应都差不多：现在还用不上，等业务再大一点再说吧。这个想法不难理解。前期业务简单，人工确实能顶上。麻烦往往出在后面。
冷库规模不一定突然变大，日常管理里的细节却会一点点加上来，靠人工去记、去补、去核对，慢慢就会显得吃力。今天临时多来一票货，要重新安排库位；明天客户又补了一条要求，出库顺序得跟着改；到了月底，仓库记录、客户对账、费用明细还要再重新理一遍。单看每一件，都不算大事。可这些小事一旦开始反复出现，现场就会越来越忙，很多时间也会耗在来回确认上。说到底，这件事看的是现在这套管理办法还能不能继续撑住。
小型冷库前期为什么能靠人工，后面为什么又容易吃力
小型冷库起步阶段，业务简单，链条也短。货物种类不复杂，客户要求相对固定，现场熟手多一点，很多问题当场就能处理掉。这样的状态下，人工管理确实能顶一阵子。可业务往前走一步，情况就会跟着变。比如货主多了，库里放的货更杂了；比如出入库节奏变快，记录稍不及时，后面就容易补来补去；再比如客户开始关心批次、流转、对账依据，仓库就不能只停留在“把货收进去、发出去”这么简单。最明显的变化是，仓库里的人并没有闲下来，可不少精力都耗在了原本可以提前避免的问题上。库存要再看一遍，出库要再对一遍，客户问到具体情况时，还得临时翻记录。时间一长，管理压力就会上来。
哪些情况出现了，说明该认真考虑冷库管理系统了
1. 库存总让人心里没底
账上有数，现场也有货，可真到了要出库、盘点，或者客户临时来问库存的时候，还是得让人再去核一下。
这种情况一多，库存信息其实就还没稳下来。
2. 一忙起来，出入库就容易乱
平时业务平稳，还看不出太大问题。可只要集中到货、集中发货，或者中间插几单临时任务，现场节奏就容易被打乱。
谁先收、谁先发、哪批货先走，慢慢又会落回经验判断。
3. 对账越来越费时间
小型冷库很多费用都和实际作业挂钩。存储天数怎么算、装卸算几次、有没有额外服务，前面记录只要不够清楚，月底就很容易拉长对账时间。
账一旦理不顺，回款也容易跟着拖。
4. 客户一问追溯，现场就得翻资料
客户想知道某批货什么时候入库、放过哪个位置、什么时候出的库，如果每次都要靠人工去查单子、问同事、翻聊天记录，就说明现有管理方式已经有点跟不上了。
5. 业务还不算大，现场却越来越离不开熟手
有些冷库单量不算特别大，问题还是会冒出来，因为很多动作还压在熟手经验上。
关键员工不在，事情就容易卡；客户要求一变，现场又得重新理。短时间还能撑，时间一长风险就会越来越明显。
小型冷库看管理系统，重点看什么
对小型冷库来说，选系统没必要一开始就追求很重、很全的方案。先看它能不能把最常用的几件事管顺，更实际：
1、先看出入库记录清不清楚
货什么时候进，什么时候出，谁操作的，中间有没有变动，这些信息后面都会用到；
2、再看库存和现场能不能对得上
如果系统里的数和现场的状态经常脱节，系统就很难真正帮上忙；
3、然后要看批次、库位、追溯这些基础信息是不是方便查
很多管理问题不是完全查不到，而是查起来太慢，等查清楚时，现场已经耽误了；
4、还有一个很现实的点，就是对账
系统能不能把前面的作业记录沉淀下来，后面直接拿来做费用核对，这件事对小型冷库特别重要。
上系统这件事，还得看用不用得起来
很多小型冷库担心的，不只是花钱，还担心系统上了以后现场不用，最后又回到老办法。
所以在判断的时候，还要多看几件现实的事：
1、操作是不是容易上手
2、一线人员能不能学得会
3、有问题时，服务能不能跟得上
4、现在的投入和冷库规模是不是匹配
5、后面业务增加了，这套系统还能不能继续用
这些问题如果不提前看清楚，系统买回来也未必真能省心。
小型冷库要不要上管理系统，先别急着自己下结论
如果你的冷库现在业务还比较简单，日常流程也比较稳定，人工管理暂时还能接得住，那可以先把基础流程继续管细一点，不用为了“上系统”这件事着急；如果你的仓库管理总是出现这样的情况：库存数字看着有，但真到出库时还是得再核一遍；现场一忙，收货、发货、改单就容易挤在一起；到了对账的时候，前面的记录又不够顺，很多信息还要重新找。那就说明仓库现有管理方式要考虑换一下啦！
小型冷库管理系统到底适不适合上，稳妥一点的做法，还是先结合自己的业务场景做咨询试用（联系我们页面，填写试用表单即可）。先把现在哪几个环节最费劲、最容易卡住找出来，再判断系统该怎么上、先上到什么程度，会更实际，也更容易落地。